Kancelář tajemníka

• zajišťuje administrativní činnost starosty, místostarosty a tajemníka
• vypracovává a eviduje obecně právní předpisy města a interní předpisy úřadu
• vede evidenci stížností, písemných podnětů občanů a petic,
• organizačně zajišťuje jednání rady a zastupitelstva města (příprava a distribuce písemných materiálů),
• pořizuje zápisy z těchto jednání a zajišťuje jejich archivaci
• zajišťuje plnění usnesení rady a zastupitelstva města
• zodpovídá za archivaci a skartaci úřadu, spolupracuje se státním archivem
• vydává souhlas s užíváním znaku města
• vede evidenci hřbitovních míst na hřbitově v Pohořelicích, Nové Vsi, Smolíně a zajišťuje výkon agendy na úseku pohřebnictví
• spravuje úřední desku městského úřadu
• vede evidenci smluv
• zodpovídá za poskytování informací podle § 2 zákona č. 106/1991 Sb., o svobodném přístupu k informacím, za podmínky zabezpečení ochrany osobních údajů fyzických a právnických osob
• zajišťuje agendu na úseku školství
• připravuje a zpracovává podklady pro podání žádostí o poskytnutí dotací, provádí vyúčtování dotací a jejich archivaci
• zajišťuje kulturní činnost ve městě
• vede personální a mzdovou agendu
• zajišťuje veřejné finanční sbírky
• poskytuje výpisy z Czech Pointu
• zajišťuje komplexní provoz, údržbu, správu a rozvoj počítačové sítě
• pořizuje, udržuje a opravuje výpočetní techniku
• zajišťuje provoz internetových stránek města včetně jejich aktualizace
• zajišťuje provoz elektronické docházky a zabezpečení budov
• vede evidenci software a hardware úřadu
• připravuje podklady pro realizaci investičních akcí
• zajišťuje investiční akce města
• administruje výběrová řízení a vede jejich archivaci
• zajišťuje údržbu zeleně města a úklid veřejných prostranství včetně místních komunikací a chodníků
• zajišťuje údržbu a opravy městských budov a zařízení
• vede evidenci domů a vydávání čísel popisných a evidenčních ve městě

Oblast státní správy:

• činnost podatelny, spisové služby a archivu
• evidence obyvatel
• matriční agenda včetně metodické a kontrolní činnosti matrik obecních úřadů v územně správním obvodu
• ověřování a legalizace dokumentů
• ověřování odborné způsobilosti k vedení matričních knih a sbírek listin
• pověřování vidimací a legalizací obecních úřadů bez matriky
• agenda občanských průkazů a cestovních dokladů
• zabezpečování státoobčanských slibů dle zákona č. 40/1993 Sb., o nabývání a pozbývání občanství České republiky
• činnost vyrozumívacího střediska civilní obrany
• úkoly spojené s působností zákona č. 218/1999 Sb., branný zákon a zákona č. 222/1999 Sb., o zajišťování obrany České republiky
• zpracování a realizace havarijních a krizových plánů
• plnit úkoly spojené se zákonem č. 239/2000 Sb., o integrovaném záchranném systému, zákonem č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a zákonem č. 241/2000 Sb., o hospodářských opatřeních pro krizové stavy

Úsek matrik:

• zajišťuje výkon matriční agendy narození, manželství a úmrtí
• odborně a metodicky řídí pracovníky obecních úřadů pověřených vedením matriční agendy
• vykonává dozor nad vedením matrik pověřenými obecními úřady v pověřeném územním obvodu nejméně 1 x za kalendářní rok
• vede sbírku listin, která slouží výlučně pro matriční zápisy, provedené v matrikách u příslušných obecních úřadů v pověřeném územním obvodu a vystavuje potvrzení z uvedených sbírek listin
• vede evidenci matričních obvodů v pověřeném územním obvodu
• kontroluje a ověřuje vyhotovování matričních dokladů pro použití v cizině obecními úřady
• rozhoduje ve správním řízení jako odvolací orgán o odvoláních proti rozhodnutí vydaných obecními úřady v I. stupni o změně jména a příjmení občanů a přezkoumává pravomocná rozhodnutí orgánů obecních úřadů v obnově řízení, mimoodvolacím řízení
• rozhoduje ve správním řízení o povolení k uzavření manželství zástupcem
• rozhoduje o tom, zda matrikář prokázal znalost z vedení matrik složením zkoušky před pověřeným městským úřadem
• rozhoduje o obnově ztracené, zničené či neupotřebitelné matriční knihy a činí příslušná opatření k jeho realizaci
• dává pokyn k provedení záznamu rozhodnutí cizozemských úřadů a soudů v matrice
• dozírá na provádění předpisů o užívání a změně jména a příjmení u obecních úřadů, na provádění předpisů o ověřování opisů listin a podpisů na listinách obecními úřady a vyhotovování potvrzení pro použití v cizině obecními úřady
• odesílá oznamovací povinnosti vůči ÚDZ, IS, okresnímu soudu a zdravotním pojišťovnám.
• provádí ověření shody opisu nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisu dle zákona č. 41/1993 Sb., ve znění pozdějších předpisů.
• řeší přestupky na úseku matrik, jména a příjmení

Úsek evidence obyvatel:

• zajišťuje výkon státní správy podle zákona o evidenci obyvatel
• zpracovává a vede evidenci občanů s trvalým pobytem v pověřeném územním obvodu
• zpracovává změny místa trvalého pobytu v evidenci obyvatel na základě hlášení z ohlašoven na základě matričních dokladů a tyto změny zavádí do informačním systému
• na základě rozhodnutí soudu provádí záznamy o rozvodu, zbavení či omezení způsobilosti k právním úkonům a změny zavádí do informačního systému
• vede evidenci indexů domů a na základě požadavků městských a obecních úřadů provádí změny
• poskytuje údaje z informačního systému evidenci obyvatel obyvatelům s trvalým pobytem ve svém správním obvodu a podle zvláštních předpisů také orgánům státní správy a orgánům pověřeným výkonem státní správy
• ve správním řízení rozhoduje o zrušení údaje o místě trvalého pobytu
• provádí kontrolní a metodickou činnost k ohlašovnám
• uschovává údaje a dokumentaci související s vedením informačního systému evidence obyvatel

Úsek občanských průkazů:

• přijímá a vede evidenci žádosti o vydání občanských průkazů, zpracovává a kontro-luje podklady pro vydání OP, odpovídá za úplnost údajů na žádosti o vydání OP
• vede evidenci vydaných OP, eviduje změny u ztracených, nalezených, odcizených a poškozených OP, změny zavádí do informačního systému
• vyhotovuje OP, provádí výdej OP
• vydává potvrzení o občanském průkazu
• přijímá hlášení o odcizení, zničení, poškození, zneužití nebo ztrátě OP a o změně povinných údajů zapisovaných do OP
• rozhoduje ve správním řízení o skončení platnosti OP
• přebírá do úschovy OP do úschovy občanům, kteří jsou dlouhodobě v cizině a přijímá OP nalezené nebo odevzdané jinými osobami než držitelem
• řeší přestupky na úseku občanských průkazů

Úsek cestovních dokladů :

• přijímá žádosti o vydání cestovních dokladů (CD), zajišťuje jejich vyhotovení a předání
• provádí změny údajů v cestovních dokladech
• potvrzuje správnost údajů na žádostech o vydání cestovních průkazů pro zastupitelský úřad
• rozhoduje ve správním řízení o odepření vydání nebo odnětí cestovního dokladu
• rozhoduje o neplatnosti cestovního dokladu
• na žádost držitele cestovního dokladu vrací cestovní doklad po pominutí důvodů pro odnětí nebo odepření vydání
• eviduje materiál pasové evidence (MPE), poskytuje údaje z informačního systému evidence cestovních dokladů podle zvláštního předpisu v rozsahu tímto předpisem vymezeným
• řeší přestupky na úseku cestovních dokladů občanů České republiky